Argus VCD för Systembolaget

Fliken artikelinformation VCD

	Sök - Här har du möjlighet att söka fram er inlagda artikelinformation. Du kan välja på diverse sökmöjligheter. GTIN som visas i sökresultatet är toppnivåns.
	Ny artikel - Klicka på denna för att skapa ny artikel.
	Infoga förpackning - När du skapar ny artikel och vill infoga en till förpackning (Nivå) klickar du på denna.
	Spara - Här sparar du dina ändringar.
	Skriv ut - Här finns möjlighet att skriva ut artikelinformationen på engelska.
	Radera - Vill du ta bort en hel artikelinformation, eller en infogad förpackningsnivå när du skapar en ny hierarki använder du dig av Radera. (Du kan också högerklicka på artikeln i sortimentslistan och välja ta bort.)
	Verifiera - När du är klar med artikelinformationen klickar du på Verifiera för att validera artikelinformationen innan den skickas vidare.
	Skapa artikelinformation - Här skickar du artikelinformationen till Utkorgen. Här har du också möjlighet att ändra datum för Första giltighetstidpunkt, Senaste ändringstidpunkt och Publiceringstidpunkt.
	Ny artikel - Skicka artikelinformationen direkt till utkorgen med status NY
	Ändrad artikel/Ingen förändring - Skicka artikelinformationen direkt till utkorgen med status Ändrad artikel/ingen förändring
	Korrigering av artikelinformation - Skicka artikelinformationen direkt till utkorgen med status ”Korrigering av artikelinformation.”
	Hierarkin tas bort för en korrigering av hierarkin - Skicka artikelinformationen direkt till utkorgen för att öppna fältet antal ingående artikelnummer.
	Hierarkin dras tillbaka från publicering - Skicka artikelinformationen direkt till utkorgen med status Radering.
	Skicka och ta emot - Skicka iväg artikelinformationen från utkorgen till Validoo. Klicka även på denna för att kommunicera in valideringssvar från Validoo.
	Duplicera/Radera - Används för att duplicera fält i förpackning och livsmedelsbilagan. T.ex. Näringsvärde. (Radera knappen används för att ta bort duplicerade fält)
	Importerar artikelinformation. Se sid 41 i manualen.
	Exportera artikelinformation. Se sid 41 i manualen.
	Bocka i rutan ”Term” För att se Termnummer på fälten i artikelinformationen.

Allmän översikt i Argus

På vänster sida visas en trädstruktur för de olika funktionerna i programmet. Det finns tre stycken flikar: sortiment, trädkontroll och favoriter. 

Beskrivning av fliken Sortiment.

Här visas alla dina inlagda artiklar i listformat, Du har även möjlighet att ska undermappar som du kan döpa till tex. Varumärket. Du kan sedan dra dit de artiklar som ska ingå i mappen.

Beskrivning av fliken Trädkontroll

	Här finns det snabblänkar till GS1:s hemsida. GPC kod här får du hjälp att hitta din produktklassificeringskod. Förpacknings/Kollityp här kan du läsa om vilka olika förpackningstyper som finns.
	Skapar en helt ny artikel.
	Här lagras det du ska och har skickat till Validoo. Läs mer på sid 13.
	Här fyller du in information om ditt företag.
	Här lägger du upp nya användarkonton. (Användarroller används tillsammans med Argus CRM)

Inställningar för Argus VCD

För att anpassa fälten i Argus VCD till ditt företag gå in på Argus- Knappen och välj GS1-Tabeller.

Så här kan de se ut:

GS1: tabeller ger dig möjlighet att filtrera i kodlistorna som finns. Du kan t.ex. välja vilka ursprungsländer, förpackningstyper och pantkoder som ska visas i ditt VCD program.

Ex. Genom att klicka på plus-tecknet framför Ursprungsland kan du välja vilka länder som ska synas i scroll-listan.

Sätt en bock i bas, mellan och topp rutan på de länder du vill ha med i listan för Ursprungsland.

För att lägga till eller filtrera bort förpackningstyper klickar du på förpacknings/kollityp kod och bockar i de förpackningstyper du vill ha med i urvalet, samma sätt som föregående exempel.

För att spara klicka på OK

OBS! För att inställningarna ska börja gälla måste du starta om programmet.

GS1: Klass ger dig möjlighet att filtrera ut de produktklasskategori koder som stämmer in på dina produkter. Detta måste göras innan du kan skicka ditt första VCD.

Tips! Snabblänk till GS1 hemsida där du får hjälp att hitta just din produktklasskategori kod.

https://www.gs1.org/services/gpc-browser

Leta rätt på den kategori som er produkt tillhör och sätt en bock i rutan.

För att spara klicka på OK

OBS! För att inställningarna ska börja gälla måste du starta om programmet.

GS1: Term ger dig möjlighet att ändra trädstrukturen och ange återkommande information i VCD programmet.

Ex. Använder ni er inte av pantkoder så kan ni bocka ur rutan på både Bas, mellan och topp nivå så kommer pantkod- fältet inte att synas i ditt VCD program.

De rutor som inte går att bocka ur är obligatoriska att fylla i.

Ex.

Man kan även välja att ha förvald information i fält, som anges när man skapar en ny artikel.

Ex. Har ni alltid samma momssats på era produkter kan man välja att alltid ha det ifyllt när ni skapar nya VCD.

För att spara klicka på OK

Målmarknadsområde och indikator för basnivå är redan valda som fasta fält.

OBS! För att inställningarna ska börja gälla måste du starta om programmet.

Livsmedelsbilagan ger dig möjlighet att ändra trädstrukturen och ange återkommande information i livsmedelsbilagan.

Här kan ni bocka ur rutan för de fält ni inte vill ska synas i VCD programmet.

För att spara klicka på OK

OBS! För att inställningarna ska börja gälla måste du starta om programmet.

Administration - Användare

Under Administration finns Användare. Här lägger du upp användarkonton.

Så här kan de se ut:

Klicka på knappen Skapa

Fyll i användaruppgifterna och klicka på slutför.

Så här kan de set ut:

Du kan ge behörighet på användarkontona på två olika sätt.

Alternativ ett är att ge behörigheten direkt på kontot.

Gå till fliken behörighet.

Dubbelklicka på fliken sortiment. Markera det som du vill att användarkontot ska ha behörighet till och klicka på OK.

Ändra = Användaren kan göra ändringar i programmet.

Visa = Användaren kan se artikelinformationen.

Skapa = Användaren kan skapa ny artikelinformation.

OBS. Användare som jobbar med att skapa artikelinformation ska ha alla markerade.

Gör sedan samma sak med Redigera bildbank och Skapa artikelinformation.

Meddelanden

I meddelanden kan du se status på dina skickade artiklar samt statistik på hur många du skickat, hur många som gått igenom Validoo och hur många som varit felaktiga mm.

Dubbelklicka på meddelanden 

Så här kan det se ut:

I rutan ser du information om

• Totalt skickade
• Totalt validerade av GS1
• Totalt inte accepterade av GS1
• Totalt antal med status skickad
• Totalt antal med status Ej skickad

Meddelanden - Inkorg

I meddelanden inkorg kan ni läsa svar från Validoo på inskickad artikelinformation.

Om ni inte ser svaret kan ni hålla muspekaren över felmeddelandet så ser ni hela texten.

Om ni dubbelklickar på ett felmeddelande öppnar sig artikelinformationen så att ni kan göra de korrigeringar som krävs.

Om ni behöver hjälp att tyda ett felmeddelande behöver vi veta Refnr på artikeln.

Meddelanden - Utkorg

I utkorgen lagras all artikelinformation du valt att skicka innan du klickat på knappen Skicka och Ta emot.

Här kan du makulera artiklar som du inte vill skicka genom att markera artikel och sedan klicka på knappen makulera.

Skickad

Här hamnar alla artiklar som du har skickat vidare men ännu inte fått valideringsresultat på.

Under fliken Historik i Artikelinformationen kan du också se status för din skickade artikelinformation.

Skapa ny artikelinformation för en artikel

Klicka på fliken artikelinformation (VCD) och sedan på Ny artikel.

Så här ser det ut:

Skriv in namnet på artikeln i rutan Benämning och toppnivåns GTIN efter EAN.

GTIN koden är OK när färgen är gul. Är fältfärgen röd har du förmodligen skrivit in felaktigt GTIN-nr.

För att lägga till en bas eller mellannivå klicka på knappen Infoga förpackning. 

Fyll i Bas eller Mellannivåns GTIN samt antal artiklar i toppnivå. (Ex antal kartonger på en pall, antal flaskor i en kartong)

Ex.

Markera mellannivån och klicka på  för att lägga till basnivån (konsumentenhet).

Fyll i Basnivåns GTIN samt antal basnivåer i mellannivåer. ( Ex. Antal konsumentenheter i en kartong)

Ex.

OBS. Om det ska vara flera basnivåer markera mellannivån innan du trycker på infoga produkt för varje artikel du ska lägga till.

Om er artikelhierarki endast består av en nivå, dvs konsumentartikeln fyll endast i den första rutan och svara Yes på frågan.

Så här kan det se ut när du fyllt i topp, mellan och basnivå.

Lila Ruta= Toppnivå/Pall

Blå Ruta= Mellannivå/Detaljistförpackning samt antal förpackningar per pall

Gul ruta= Basnivå/Konsumentartikel samt antal konsumentverksamheter i detaljistförpackning

När du är klar, klicka på spara.

OBS!  För att kunna spara artikelinformationen måste EAN numret vara korrekt = gult, på varje förpackningsnivå, samt benämningen måste vara ifylld

Tips!

För att få alla obligatoriska fält synliga när man har skapat en ny artikel kan man klicka på ”gröna gubben”

Då får man upp en lång fellista. Dubbelklicka på de översta felmeddelandet.

Alla obligatoriska fält blir då rödmarkerade i programmet, klicka på basnivån och börja fyll i din information.

Ex.

Börja fylla i uppgifter på den lägsta nivån, basnivån (konsumentenheten). 

Informationen som ska registreras är indelad i grupper, klicka på +tecknet framför varje grupp för att få fram informationsfälten.

Längst ner på sidan syns en hjälptext som förklarar vad de markerade fältet skall innehålla för information.

Vissa fält innehåller en kodlista med olika alternativ.  

Vissa fält har en autofyll funktion, en ruta dyker upp och frågar om du vill kopiera innehåll till ingående artiklar. 

Vill du kopiera innehållet: Klicka på Spara.

Vill du inte kopiera innehållet: Ta bort bocken i den vita rutan och klicka på Spara

Förklaring vad de olika flikarna visar i artikelinformationen.

Fylla i artikelinformation, Basnivå - Konsumentenhet

Klicka på +-tecknet framför Förpackningshierarki för att se så att det är rätt antal. 

Ex. 

Markera nivån för basnivå och klicka på +-tecknet framför Artikelinformationshuvud

Ange distributionssätt under Övriga parter.

Partens identitet, GLN, Partens namn, Partens roll (Distributör).

Har ni egen distribution ange följande:

Namn: Egen distribution – 1 dag i veckan

GLN: 7381000003080

Eller

Namn: Egen distribution – 2 Dagar i veckan

GLN: 7381000003097

Klicka på +tecknet framför Artikelidentitet.

Rubrikerna Köparens artikelnummer, Artikelbenämning, Varumärke, Undervarumärke, Hyllkant/Kvittotext, Målmarknadsområde, Förpackningsstorlek klartext, Artikelnivå, Indikator för basnivå och Produktklasskategori kod är obligatoriska informationsfält.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Artikelstatus

Rubrikerna: Är artikeln en konsumentartikel, Är artikeln beställningsbar, Är artikeln en logistisk enhet, Är artikeln fakturerbar och Tillgänlighets-tidpunkt är obligatoriska. 

Rubrikerna under Livscykelslut är endast obligatoriska för en Utgående artikel.

På Tillgänlighets-tidpunkt kan du sätta en bock i rutan om det är dagens datum, vid annat datum så klickar du på listpilen för att få upp almanackan.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Artikel egenskaper

Alkoholhalt och eventuell årgång är obligatoriska.

Klicka på +-tecknet framför Förpackning

Rubrikerna Är förpackningen returnerbar, Villkor förförpackningsmaterial kod, Förpacknings-/Kollityp kod, är obligatoriska. Förpackningsmaterial kod och Förpackningsmaterial vikt obligatoriskt (Förpacknings/Kollityp kod och Förpackningsfunktion går att duplicera.)

Om era artiklar har pant är pant för returnerbar förpackning obligatorisk.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Mått

Alla rubriker utom staplingsegenskaper är obligatoriska.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Förvaring och hantering

I vissa fall är Total hållbarhet, Minimum hållbarhet och Format för datum markering obligatoriska. (Med vissa undantag)

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Märkning

Rubriken Databärartyp är obligatorisk.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Skatt, bidrag

Rubrikerna Skattetyp, Skattesats och Skattemyndighets, kod är obligatoriska.

Fyll i information.

Eventuella allergener fylls i under Livsmelsbilaga

Allergentyp, kod, Innehållsnivå, kod, Allergenmyndighet och Allergenregelverk är då obligatoriskt.

Fylla i artikelinformation, Mellannivå - Detaljistförpackning

Markera mellannivån och klicka sedan på +tecknet framför Förpackningshierarki för att se så att det är rätt antal. 

Det mesta av informationen har kopierats från basnivå, därför är endast ett fåtal fält kvar att fylla i.

Klicka på +-tecknet framför Artikelstatus

Obligatoriska fält är Är artikeln en konsumentartikel, Är artikeln beställningsbar, Är artikeln en logistisk enhet, Är artikeln fakturerbar och 

Tillgänglighetsdatum (Ifyllt om du valt att kopiera det ifrån basnivån)

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Förpackning.

Obligatoriskt fält är förpackningen returnerbar och Förpacknings-/kollityp,

Förpackningsmaterial, kod och vikt.

Betalar ni REPA-avgift är även Villkor för förpackningsmaterial, kod obligatorisk.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Mått

Obligatoriskt fält är artikeln en variabelmåttvara, Artikelns bredd, Artikelns höjd, Artikelns djup, Artikelns bruttovikt och Artikelns emballagevikt.

När du fyllt i emballagevikten kan du använda dig av en uträkningsknapp  för att få fram artikelns bruttovikt.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Förvaring och Hantering

Om mellannivån är den logistiska enheten så är tryckkänslighet obligatoriskt.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Märkning

Databärartyp är obligatorisk.

Fyll i information.

Fylla i artikelinformation, Toppnivå - Pall

Markera Toppnivån och klicka sedan på +-tecknet framför Artikelidentitet.

De obligatoriska rubrikerna har fyllts i automatiskt när du fyllde i dem på basnivå.

Klicka på +-tecknet framför Artikelstatus

Är artikeln en konsumentartikel, Är artikeln beställningsbar, Är artikeln en logistisk enhet, Är artikeln fakturerbar och Tillgänglighets-tidpunkt är obligatoriska.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Förpackning.

Är förpackningen returnerbar, Förpacknings-/kollityp och Villkor för förpackningsmaterial, kod, Förpackningsmaterial, kod och vikt är obligatoriska.

Är din förpackningstyp en pall så är också Palltyp obligatorisk.

Är det en returnerbar pall bör även Pant för returnerbar förpackning, kod anges.

Fyll i information.

Tips! Lägg in informationen under Förvaring och Hantering först så kan du använda dig av uträkningsknappen för höjd. 

Klicka på +-tecknet framför Mått

Alla fält är obligatoriska utom Artikeln lavhöjd.

Har du valt en Palltyp så har bredd och djup fyllts i med automatik. OBS! Om du inte väljer Palltyp räknas inte pallvikten med i Artikelns bruttovikt när du använder dig av uträkningsknappen.

Artikelns höjd har en uträkningsknapp  som räknar ut höjden för din pall. Men för att den ska kunna göra det måste du ha fyllt i Förpackningar per lav och Lav per pall innan.

Artikelns bruttovikt har en uträkningsknapp som räknar ut vikten för din pall.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Förvaring och Hantering.

Antal ingående lav, Antal per lav och Tryckkänslighet är obligatoriska om din förpackningstyp är en pall.

Fyll i information.

Klicka på +-tecknet framför Märkning

Databärartyp, kod är obligatoriskt.

Fyll i information.

Klicka sedan på Spara.

Validering av artikelinformation

När du har fyllt i dina obligatoriska uppgifter så är det dags för validering. 

I Argus VCD har du möjlighet att validera artikelinformationen med vår egna validator, innan den skickas till Validoo för validering.

Klicka på knappen Verifiera

Så här kan det se ut: 

Listan som visas till höger innehåller obligatoriska fält som inte blivit ifyllda eller fält som har felaktig information. Genom att dubbelklicka på valt felmeddelande kommer du automatiskt till den felaktiga/saknade uppgiftens fält.

När du fyllt i uppgifterna, dubbelklickar du på nästa felmeddelande eller klickar på verifiering. När listan med felmeddelanden är tom kan du skicka artikelinformationen till vald mottagare.

Skicka artikelinformation

Innan du skickar VCD skall du välja mottagare.

Klicka på fliken affärspartner.  

Så här kan det se ut:

Markera de valda mottagarna i ringen. (Om du vill ta bort en markering håll in ctrl-knappen och klicka i ringen.)

Klicka sedan på Spara knappen.

Du kan välja att skicka din artikel med tre olika statusar.

Ny artikel - Används när en eller flera artiklar i artikelhierarkin är nya och introduceras för första gången. Används även när artikeln på toppnivå är ny och artiklarna på mellan- och basnivå är oförändrade.

Ändrad artikel/Ingen förändring - Används när en eller flera artiklar i hierarkin ändrats, men ingen artikel har korrigerats. Ändringen kräver inte att artikeln ges ett nytt GTIN, enligt GS1s GTIN-regler. Ett exempel på en sådan ändring är att artikelns förvaringstemperatur ändras.

Korrigering av artikelinformation - Används när en eller flera artiklars Artikelinformation har korrigerats. Korrigering innebär att tidigare insänd information är felaktig och korrigeras, utan att artikeln ändras, exempelvis korrigering av stavfel i artikelbenämning.

Skicka artikelinformation

Följande två statusar används vid Radering av Artikelinformation hos mottagaren.

Hierarkin tas bort för en korrigering av hierarkilänkar - Vid korrigering av antalet ingående artikelnummer ska ni först skicka artikelinformationen med denna status till er mottagare. Därefter öppnas fältet och ni kan ändra antalet ingående artikelnummer.

Hierarkin dras tillbaka från publicering - Används när informationslämnaren raderar Artikelinformationen i sitt system, för att även köparen ska radera motsvarande information. Får endast anges för artikel som är känd av köparen. Får endast användas om köparen i ett tidigare meddelande från leverantören fått information om att artikeln utgår (anges i ”T4015 Sluttidpunkt för utgående artikel”).

Du kan också välja att Klicka på Knappen Skapa artikelinformation

Här har du möjlighet att ändra datum för Första giltighetstidpunkt, Senaste ändringstidpunkt och Publiceringstidpunkt.

Så här kan de se ut: 

Skicka artikelinformation

Du kan välja att byta produkten status på resp. mottagare.

Följande status används:

Skicka inte = När VCD inte skall skickas.

Ny artikel = När artikeln är helt ny hos mottagaren.

Ändrad artikel/Ingen förändring = När du behöver skicka om en oförändrad artikel eller när något har ändrats i artikelinformationen som inte kräver korrigering.

Korrigering av artikelinformation = När man har skrivit fel information på tidigare skickad artikelinformation.

Tips! Har man skickat sin artikelinformation och har skrivit fel mått eller benämning etc så kan du skicka din artikelinformation med Korrigering av artikelinformation, om du inte gör det så kommer artikeln att stanna i GS1:s validering.  Men detta får endast användas om ni skrivit fel, har artikeln ändrats så ska den få ett nytt GTIN. Ändra statusen på toppnivån till ”Korrigering av artikelinformation”

Klicka på Skicka Artikelinformation + Livsmedelsbilaga så hamnar artikelinformationen i utkorgen. (Om ni inte har fyllt i livsmedelsbilaga så skickas inte den bilagan med.)

För att skicka artikelinformationen.

Klicka på knappen Skicka & Ta emot

Artikelinformation skickas till Validoo för validering, om allt är rätt skickas Artikelinformationen vidare till Mottagaren. Felaktig artikelinformation skickas tillbaka till uppgiftslämnare med en lista på felaktiga/saknade uppgifter (se verifiering).

Kopiera Artikelinformation

Vissa artiklar är uppbyggda på samma sätt, då kan de vara bra att fylla i artikelinformationen från en mall med liknande mått.

Genom att högerklicka på den artikel du vill kopiera (I sortimentslistan) får du upp följande möjligheter:

Alternativ 1 Skapa ny från. Kopierar endast hierarki.

Klicka på

Ändra benämning, fyll i nya GTIN koder och klicka på Spara.  

Sedan har ett VCD skapats med samma hierarki som du kopierade ifrån, inga värden har kopierats.

Kopiera Artikelinformation

Alternativ 2 Skapa ny från.. endast värden. Kopiera allt utom EAN Koder.

Klicka på

Ändra benämning, fyll i nya GTIN koder och klicka på Spara.  

Alla värdena följer med så tänk på att ändra följande fält om de skiljer sig:

Varubenämning,

Varumärke,

Leverantörens artikelnummer

Hyllkant/Kvittotext

Tillgänglighetsdatum,

För att spara ett VCD som PDF

Klicka på på fliken Utskrift

Klicka på den bli disketten och välj PDF

Import/Export

Du kan välja att exportera din artikelinformation till antingen tabseparerad textfil, semikolonseparerad textfil eller Excel fil. Filen exporteras till två filer, en för hierarki och en för basdata.

För att exportera en produktgrupp klicka på knappen exportera.

Välj vilken produktgrupp du vill exportera genom att sätta en bock i rutan framför produktgruppen.

Välj om du vill ha med decimal eller punkt.

Välj sedan vilken filtyp du vill exportera till, ex Excel.

Bocka i om du vill inkludera rubriker i din fil.

Välj sedan vart du vill spara ner din fil. (För att byta sökväg klicka på dom tre punkterna).

När du gjort klart dina val klicka på Exportera

Så här kan det se ut: 

Import/Export

För att importera information till Argus VCD kontakta Nordman på [email protected] för att få rätt importmall.

Klicka på Importera.

Så här kan det se ut:

Välj om du har med decimal eller punkt.

Välj sedan vilken filtyp du ska importera.

Bock i om du vill inkludera rubriker i din fil.

Välj vilka filer du ska importera (För att hämta sökvägen till filerna klicka på de tre punkterna).

Klicka sedan på Import

Så hamnar artiklarna i mappen Importerat i sortiment-listan